Política de Privacidad y Protección de Datos

1. Identidad y Responsable del Tratamiento

Nos comprometemos a resguardar la privacidad de nuestros clientes empresariales y de los colaboradores, choferes o usuarios de campo cuyos datos sean procesados en la Plataforma en estricto cumplimiento con los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad.

2. Datos Personales que Recabamos

A través del uso de la consola web y de la interacción voluntaria en el canal corporativo de WhatsApp, recolectamos exclusivamente la información necesaria para la justificación de gastos:

• Identificación telefónica: Número de teléfono móvil en formato internacional E.164 (ej. +521XXXXXXXXXX), nombre de perfil de WhatsApp y nombre registrado en la empresa empleadora.
• Comprobantes y evidencias: Fotografías, imágenes digitales o archivos de tickets de compra, facturas, recibos de combustible, peajes o viáticos remitidos voluntariamente en el chat.
• Contenido transaccional: Concepto declarado del gasto, monto monetario, moneda (MXN), categoría asignada y fecha del evento financiero.
• Metadatos de entrega: Identificador único de mensaje generado por Meta (WAMID), confirmaciones de recepción y marcas de tiempo de entrega.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos recabados son tratados exclusivamente para los siguientes propósitos legítimos de operación:

• Comprobación automatizada de viáticos: Recepción, almacenamiento seguro y lectura por visión computacional/OCR de los comprobantes fiscales y comerciales enviados por el personal operativo.
• Imputación contable empresarial: Vincular cada gasto al perfil del operador y a la cuenta de la empresa cliente titular que financia dichos viáticos.
• Notificaciones transaccionales: Confirmar automáticamente al usuario de WhatsApp si su comprobante fue recibido, procesado o requiere revisión manual por discrepancia.
• Auditoría y control interno: Permitir a los supervisores autorizados de cada empresa consultar reportes y validar justificaciones operativas.

Compromiso de No Comercialización: IoT Flow no vende, no arrienda ni comercializa la información personal, los tickets ni los datos fiscales con corredores de datos ni terceros para fines publicitarios o ajenos a la relación laboral.

4. Seguridad Técnica y Aislamiento Multi-Tenant

Implementamos medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas de estándar industrial para prevenir el acceso no autorizado, alteración o pérdida de la información:

• Aislamiento físico en base de datos: Arquitectura multi-tenant con instancias físicas segregadas en PostgreSQL. Cada empresa cuenta con roles y credenciales independientes sin contacto cruzado.
• Cifrado de comunicaciones: Todo el tráfico entre los servidores de Meta WhatsApp, nuestras APIs y la consola administrativa viaja cifrado bajo protocolo HTTPS con TLS 1.3 de extremo a extremo.
• Almacenamiento seguro de evidencias: Las imágenes de los tickets se resguardan en repositorios privados compatibles con S3 con verificación de hash SHA-256 para asegurar su inmutabilidad.
• Protección criptográfica de accesos: Las credenciales y contraseñas administrativas se almacenan aplicando algoritmos de derivación de claves basados en Argon2id.

5. Transferencias de Datos a Terceros

Para la prestación del servicio, únicamente se efectúan las transferencias estrictamente indispensables:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Cloud API): Como proveedor de infraestructura de mensajería para la transmisión y entrega de los mensajes cifrados conforme a sus propios términos de servicio.
• Proveedores de nube: Servidores y centros de datos encargados del resguardo técnico bajo acuerdos estrictos de confidencialidad y procesamiento de datos.
• Empresa empleadora contratante: La información de comprobantes y viáticos se entrega con exclusividad a la empresa para la cual labora el operador y que administra dichos fondos.

6. Derechos ARCO y Supresión de Datos

Cualquier titular de datos cuenta con el derecho de ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para el uso de su número telefónico.

Para conocer el protocolo paso a paso para solicitar la baja o eliminación definitiva de tus registros en WhatsApp y bases de datos, consulta nuestras Instrucciones de Eliminación de Datos de Usuario.

7. Plazos de Retención y Archivo

Los números de teléfono e historial de mensajes se mantienen mientras la cuenta del colaborador permanezca activa en la empresa cliente o hasta que se gestione su baja voluntaria.

En el caso de comprobantes fiscales con efectos de deducción empresarial ya integrados formalmente en la contabilidad declarada por la empresa, su conservación se ajustará a los plazos legales obligatorios estipulados por el Código Fiscal de la Federación o la normativa tributaria aplicable, manteniéndose bloqueados y disociados.